Selbstlernende Verarbeitung von Eingangspost löst Dokumenten-Management-Systeme ab

OCR-Anwendung und Formularerkennung sind nur mehr ein Teil einer effektiven Posteingangsverarbeitung

Klassische Verarbeitungslösungen in der digitalen Poststelle beschränken sich auf das Auslesen von Dokumentinhalten (OCR-Software) und die unterstützte Verarbeitung von strukturierten Dokumentarten (Rechnungsverarbeitung, Formularerkennung und Formularverarbeitung). Obwohl in der Klassifikation von Eingangsdokumenten und der Extraktion von Kunden- und Vorgangsdaten die größten Effizienzpotentiale schlummern, bieten bestehende digitale DMS (Dokumentenmanagement Systeme) hier nur ungenügende technische Lösungen.

OCR-Software und Formularerkennung: Enorme Optimierungspoteniale beim Dokumentenmanagement75 % des Automatisierungspotentials von Posteingangslösungen entfallen auf die Klassifikation von eingehenden Dokumenten und die Extraktion der zur weiteren Verarbeitung benötigten Inhaltsdaten.


Die Beschränkung auf bestimmte Vorgangsarten (Rechnungseingang, Bestelleingang) sowie die aufwendige Erstellung und Pflege von Regelwerken für deren Erfassung, macht die Dokumentenverarbeitung zu einem zeit- und kostenintensiven Vorgang. Der Anteil manueller Erfassungstätigkeiten ist in klassischen Dokumentenmanagement-Systemen noch recht hoch. Unstrukturierte Dokumentarten (Beschwerden, allgemeiner Schriftwechsel) werden fast ausschließlich ohne technische Unterstützung bearbeitet.

ITyX-Lösungen ziehen aus den menschlichen Reaktionen bei der Dokumentverarbeitung dynamisch Rückschlüsse auf automatische Verarbeitungsschritte. D.h. ITyX-Technologien „lernen“ aus dem Verhalten der Mitarbeiter, wie diese die jeweiligen Dokumente bearbeiten. Dadurch sind Lösungen zur automatischen Postbearbeitung mit integrierten Technologien von ITyX administrationsneutral: sie verbessern sich eigenständig, einfach durch ihre Nutzung.

Mehr als OCR-Software: die automatische selbstlernende Verarbeitung von EingangspostDurch die dynamische Anpassung der Wissensbasis erreichen Poststellenlösungen mit Unterstützung von Mediatrix CONTEX einen optimalen Wirkungsgrad mit enormen Automatisierungseffekten

Der oben dargestellte Prozess zeigt folgende Schritte der automatischen Verarbeitung von Eingangspost mit der selbstlernenden ITyX-Lösung:

1. Fax, Scanning, E-Mail
Dokumente werden digitalisiert, Fax- und E-Mail-Server oder File-Systeme abgerufen

2. OCR (Optical Character Recognition)
OCR-System oder ITyX' virtuelle OCR liest Inhalte, führt automatisch Fehlerkorrekturen durch

3. Classification
selbständiges Festlegen von Vorgangsart und Inhaltsbestimmung anhand angelernter Wissensbasis

4. Extraction
Automatische Extraktion und Korrektur ausgelesener Vorgangswerte (Kundennummer, Name usw.)

5. Validation
Unscharfe Suche mit Bestandsdaten in Dokumentinhalten zur Kundenidentifikation

6. Completion
Ergibt die Validation einen nicht ausreichenden Konfidenzwert zur Weiterverarbeitung, erfolgt die manuelle Prüfung und Vervollständigung durch Mitarbeiterzugriff in Mediatrix MAILROOM

7. Routing
Muss für den Geschäftsfall ein weitergehender Bearbeitungs-Workflow gestartet werden (z.B. Beschwerde-Management), erfolgt die Skill-basierte Zuteilung an verfügbare Bearbeitungsgruppen über ein Postkorbsystem (z.B. Mediatrix MAILROOM)


Sie wollen mehr wissen über die Entwicklung vom DMS zur intelligenten digitalen Poststelle? Hier lesen Sie mehr!

Ihre Fragen zur automatischen, intelligenten Verarbeitung Ihrer Eingangspost beantworten wir am besten gleich hier. Lassen Sie sich mit einem mit einem ITyX-Berater per Video-Chat verbinden. Oder fordern Sie ein Informationspaket an. Wir freuen uns Ihnen weiter zu helfen!

Die intelligente, KI-basierte Dokumenten-Management-Technologie basiert auf diversen Forschungsarbeiten der ITyX-Gruppe: CONTEX arbeitet auf Grundlage mehrerer linguistischer, psycholinguistischer und mathematischer Klassifikationsverfahren. Diese Klassifikationsmethoden machen es möglich, Sprache auf einer Metaebene zu verstehen und auszuwerten, ohne auf spezifische Eigenschaften einer bestimmten Sprache Rücksicht nehmen zu müssen. Die CONTEX-Technologie ist vollständig sprachunabhängig und in der Lage, korrekte Annahmen über gelernte Inhalte von Dokumenten zu machen und diese für die Auswertung unbekannter Texte zu nutzen. Durch diese Eigenschaft, die Reaktion ausgewählter Mitarbeiter bei der Schriftgut-Klassifikation und -beantwortung dynamisch zu erlernen, passt das System die zugrunde liegenden Lernmengen ständig an. Diese Charakteristik des Systems eröffnet die Möglichkeit, sich selbst zu korrigieren und die Erkennungsraten stetig zu verbessern. Im produktiven Betrieb erreicht das System dabei Korrektheitsquoten, die deutlich über dem Marktdurchschnitt liegen. Ein Verfahren, das über klassisches Dokumentenmanagement bzw. digitale DMS (Dokumenten Management Systeme) weit hinausgeht.
Durch CONTEX verhalten sich Mediatrix Systeme bereits nach kurzer Betriebsdauer administrationsneutral. Das Entwickeln, Umsetzen und ständige Anpassen von klassischen Regelwerken kann entfallen, steht aber dennoch als Konfigurationsoption zur Verfügung. Im Rahmen automatisiert durchgeführter Lernphasen (typischerweise nachts außerhalb der Geschäftszeiten) wählt das System aus den bearbeiteten E-Mails, Briefen oder Faxsendungen Lern- und Referenzmengen und bildet daraus neue Lernvektoren. Sollten die Ergebnisse des neu angelernten Wissens bezüglich der Referenzmenge nicht besser sein als das zuvor verwendete Wissen, wird das neue Wissen nicht übernommen. So wird sichergestellt, dass das System stets einen optimalen Wirkungsgrad erreicht, ohne dass hierfür manuelle Trainings oder Re-Trainings notwendig sind.
Bitte wenden Sie sich an unser Service-Team, wenn Sie Fragen haben, oder weitere Informationen benötigen.

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